Down The Rabbit Hole

5 tips voor succesvolle effectieve strategische planningssessies

De woorden “strategische planning” wat roept dat voor emotie bij jou op als ondernemer?
De kans is vrij groot dat jij met het vooruitzicht van een 2-daagse vol creativiteit en werken aan nieuwe plannen super enthousiast wordt!
Maar wat vind je team? Voor veel managers kunnen dezelfde woorden een hoop vragen en weerstand oproepen…
Hoe krijg ik al mijn “gewone” werk gedaan en hoe maak ik tijd vrij voor deze sessies? Zullen we de ideeën die we genereren ook echt uitvoeren? Wie gaat de sessie plannen? 
Kortom tijd om enthousiasme te creëren, stress te verminderen en vooral je team betrekken bij de groei van je bedrijf met een simpel en effectief strategisch planningsproces.
5 simpele tips voor succes – (en op een veilige manier met COVID in het achterhoofd.)
1. Plan vooruit. De meeste stress ontstaat door het goochelen hoe die vergadering in te passen in de agenda’s van iedereen. Als je een terugkerende strategische sessie inplant voor je strategische sessie, plan deze dan voor het hele jaar in. Heb je die nog niet, dit is het moment, ik adviseer een ritme per 3 maanden/kwartaal. Zodat iedereen dit weet en het in de planning kan opnemen. Ok, het is nog even onzeker wanneer we elkaar fysiek kunnen ontmoeten. Maar zorg dat deze sessies gepland en geboekt worden in de kalenders, inclusief locatie, zie tip2.
2. Vergader in een creatieve omgeving. Vergader niet op kantoor! Deze sessies moeten plaatsvinden op een inspirerende plaats elders, zodat mensen niet in de dagelijkse operatie getrokken worden. Je wilt je team op zijn creatiefst tijdens deze sessies en ik geloof in de kracht van een inspirerende omgeving om nieuwe geweldige ideeën te genereren. Op dit moment kan reizen en een live sessie in persoon lastig zijn of zelfs onmogelijk. Wanneer je deze sessie op afstand moet doen met technologie wees dan creatief en zoek/faciliteer een veilige inspirerende locatie voor je team leden in de buurt van hun huis. Je team kan zich dan volledig concentreren zonder de thuiswerk afleidingen die we allemaal maar al te goed kennen.
3. Maak een agenda en deel verwachtingen. De agenda hoeft niet super strak te zijn als je een creatieve brainstormsessie wilt. Echter een overzicht met de doelstellingen en onderwerpen moet wel altijd bekend zijn. Zo kan je team zich goed voorbereiden (niet iedereen is creatief op commando). Belangrijker is dat iedereen veel meer voldoening wanneer de doelstellingen zijn gehaald die van tevoren bekend waren.
4. Zorg voor een notulist en timekeeper. Waarom? “Down the rabbit hole”… er is niets frustrerender dan wanneer de sessie verzand in een discussie over die ene klant of die ene werknemer en die ene keer…. Wanneer je niemand in je team hebt die dit (goed) kan en je (nog) geen Personal Assistent hebt, regel dan een Virtual Assistent. Kies daarnaast een timekeeper en een ‘stopwoord’ waarvan iedereen meteen weet dat het tijd is om terug te gaan naar het onderwerp. En laat de notulist alle afspraken die uit discussies komen vastleggen, wie verantwoordelijk is, de opvolging en wanneer. Dit noemen we een WWW (of Wie Wat Wanneer) – een tactische opvolgingstaak die de executie van een goed idee waarborgt.
Als je de sessie op afstand moet doen met technologie, raad ik je sterk aan geen blokken langer dan 2 uur te maken zonder pauzes van minimaal 20 minuten.
5. Zorg voor een duidelijk omschreven proces voor uitvoering en follow-up. Niks is demotiverender dan na een 1-2-daagse offsite met geweldige ideeën zonder goede opvolging. Om nog maar te zwijgen over het “inhalen” van het werk dat is blijven liggen. Zorg voor een simpel effectief systeem om de belangrijkste stappen vast te leggen voor het uitvoeren van ideeën. Meet voortgang en superbelangrijk vier de successen die je behaalt samen!
Als de afgelopen periode ons iets heeft geleerd dan is het wel het belang van een plan en dit flexibel aan te kunnen passen wanneer nodig. Zorg dus dat je een goed check-in proces hebt van effectieve vergaderritmes. Zo kun je de progressie van je strategie meten, beoordelen en ervoor zorgen dat de nieuwe ideeën passen in je strategische planning toepasbaar en effectief zijn!
Liever kijken dan lezen? Abonneer je hier op mijn YouTube-kanaal.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>